In questa guida spieghiamo come applicare la lettera di vettura sul pacco.
In un’era in cui gli acquisti online sono sempre più in crescita, diviene importante fare chiarezza su alcuni termini tipici di questa tipologia di commercio. Risulta essere il caso della lettera di vettura, anche chiamata etichetta di spedizione e talvolta, erroneamente, documento di trasporto.
In pratica, questa documentazione serve a identificare una determinata spedizione. In essa sono contenuti principalmente i dati del mittente, del destinatario e le specifiche del pacco.
Sono due le parti che possono essere coinvolte nel processo di emissione della lettera di vettura, cioè il mittente, sia esso un’azienda o un privato, e lo spedizioniere incaricato da terzi.
Come è giusto che sia, applicare in modo corretto una lettera di vettura è importante ai fini della buona riuscita della spedizione.
Indice
Caratteristiche della Lettera di Vettura
Iniziamo con il precisare che non può avvenire una spedizione senza una lettera di vettura. Secondo quanto previsto dall’art.1684 del Codice Civile, questa documentazione è obbligatoria nel caso in cui debba avvenire il trasporto di qualsiasi tipo di merce e che sia richiesta dal vettore. Quindi, per non incorrere in sanzioni amministrative più o meno gravi, è importante sapere sia come compilare correttamente una lettera di vettura che come applicarla. Ma prima cerchiamo di capire meglio a cosa serve una lettera di vettura.
In realtà questa documentazione ha diversi scopi, in primo luogo quello di dimostrare che la spedizione del pacco è avvenuta con successo. Ma non è tutto, nella lettera di vettura è contenuto un codice fondamentale che permette di tenere traccia della spedizione stessa, quindi, la sua funzione è anche quella di monitorare il transito della merce.
Un’altra funzione da attribuire alla lettera di vettura è quella di rendere più semplice la gestione delle pratiche doganali internazionali, e questo perché il documento in questione, come già detto, contiene informazioni sulla merce trasportata.
Inoltre, è importante precisare che la lettera di vettura non può essere riutilizzata per una seconda spedizione, in quanto è unica e può accompagnare un singolo trasporto.
Differenze tra la Lettera di Vettura e il Documento di Trasporto
Prima di scoprire come applicare una lettera di vettura vogliamo chiarire un concetto. C’è un termine erroneo, e frequente, utilizzato nel linguaggio comune per chiamare la lettera di vettura ed è documento di trasporto. Il problema è che i due termini non fanno riferimento alla stessa cosa.
La differenzia sostanziale è che il documento di trasporto non deve accompagnare necessariamente la merce da spedire, spesso infatti viene inviato al destinatario in un secondo momento, magari in forma digitale, ed inoltre ha validità fiscali.
Invece la lettera di vettura deve sempre condurre fisicamente il pacco, come già detto, per giustificare la movimentazione delle merci.
Fatta questa premessa vediamo cos’altro c’è da sapere sulla lettera di vettura.
Compilazione della Lettera di Vettura
Chiarito che la lettera di vettura va obbligatoriamente applicata sul collo da spedire, vediamo quali sono le indicazioni di trasporto che deve contenere per fare in modo he la sua validità sia reale ed effettiva.
Una lettera di vettura, per identificare correttamente la spedizione, deve includere le seguenti informazioni
-Data e ora in cui è avvenuta la spedizione.
-Luogo esatto di destinazione del pacco. Da includere anche eventuali note al riguardo, come per esempio interno, piano, scala e così via.
-Numero preciso dei colli in spedizione.
-Dati relativi al peso e alle dimensioni del pacco.
-Codice di 13 cifre che ha lo scopo di identificare univocamente la spedizione.
Inoltre, alcuni corrieri inseriscono la tipologia di pagamento prevista, soprattutto quando la merce deve essere pagata alla consegna secondo la modalità del contrassegno. Non sempre, ma in alcuni casi può essere necessario specificare cosa contiene il pacco, in modo particolare quando la merce da trasportare rientra nella categoria degli oggetti deboli e fragili.
Come si Applica la Lettera di Vettura
Le lettere di vettura non sono tutte uguali tra loro, di conseguenza, richiedono un’applicazione diversa in base al corriere che si occuperà del trasporto. Per evitare di fare errori, ecco nello specifico le modalità previste dai principali corrieri italiani, poste comprese.
GLS
Se hai scelto GLS per la tua spedizione sappi che non sei obbligato a stampare ed attaccare alcun tipo di documento, quindi nemmeno la lettera di vettura. Sarà il corriere stesso a occuparsi di questo nel momento in cui verrà a ritirare il pacco.
TNT
Veniamo ora alle spedizioni con TNT. Spesso ci si avvale di questo corriere per soddisfare svariate esigenze di spedizioni, sia dall’Italia all’Europa che viceversa.
Per le spedizioni dall’Italia all’estero verranno inviate tramite mail tre pagine, di cui la prima contenente l’etichetta di spedizione, da attaccare sulla parte superiore dello scatolo. Le altre due pagine includeranno la copia per TNT, da consegnare al corriere quando verrà a ritirare il pacco, e la copia per il mittente, da conservare.
Se invece ti sei rivolto a TNT per una spedizione dall’Europa all’Italia, riceverai tramite mail quattro pagine. Anche in questo caso la prima pagina conterrà la lettera di vettura da attaccare con attenzione al pacco da spedire. Volendo puoi anche scrivere informazioni aggiuntive sulla scatola con una penna, come il telefono del destinatario.
Le altre tre pagine conterranno le copie da consegnare al corriere e una ricevuta per il mittente.
UPS
Spedire con UPS, in Italia o all’estero, è davvero molto semplice e prevede lo svolgimento di un solo compito, l’applicazione della lettera di vettura. Quest’ultima verrà inviata in formato pdf tramite mail, successivamente andrà quindi stampata e allegata in modo saldo al pacco. Assicurati di utilizzare un nastro adesivo resistente e trasparente che non copra i dati e i codici a barre. Il corriere in questione non prevede il rilascio di ricevute, al corriere e al cliente. Sono molti gli utenti che apprezzano questa modalità di spedizione, ritenuta più semplice e meno laboriosa rispetto ad altre.
SDA
Tra i corrieri più affidabili come non menzionare SDA, gruppo logistico che effettua spedizioni solo sul territorio italiano. Una volta scelto il servizio l’azienda ti invierà una mail contenente tre documenti, tra cui la lettera di vettura da ritagliare e da applicare al pacco, ovviamente facendo attenzione a non oscurare nessuna sua parte. A questo proposito, si consiglia l’uso di nastro adesivo trasparente.
Molto utili anche le due copie, una bisognerà darla al corriere che ritirerà la merce, mentre l’altra va conservata dal mittente. Se lo desideri, puoi inserire una copia aggiuntiva dell’etichetta di spedizione all’interno della scatola, in modo che il tuo pacco sia sempre identificabile.
DPD
DPD è un’azienda che si occupa per lo più di spedizioni dall’Inghilterra verso l’Italia. In questo caso, la gestione della lettera di vettura è molto simile alle modalità adottate da UPS. In pratica dovrai stampare un unico foglio Pdf contenente l’etichetta di spedizione, per poi attaccarlo al collo da spedire. Assicurati sempre di posizionale la lettera di vettura all’esterno della scatola, se possibile sul lato più largo. Molto semplice e veloce.
Poste
Vediamo infine come viene creata la lettera di vettura da Poste Italiane. In questo caso sarà l’ufficio stesso a fornire e ad applicare il documento sul pacco, l’incaricato delle poste fornirà anche una copia per il destinatario e una copia per il mittente.