Quando si aspetta un pacco ma non si ha la certezza di trovarsi a casa al momento della consegna, o si teme di non riuscire a raggiungere il punto di giacenza entro i termini stabiliti, la delega diventa lo strumento giuridico più semplice e insieme più efficace per evitare che la spedizione torni al mittente. Nel diritto italiano la delega è la dichiarazione con la quale un soggetto, il delegante, autorizza un altro soggetto, il delegato, a compiere un atto in sua vece. Non ha bisogno di formule rituali o di registrazioni particolari, purché sia scritta, datata e firmata di pugno o stampata e successivamente sottoscritta; è infatti la firma autografa che ne attesta l’autenticità, mentre la data consente di stabilire quando il potere è sorto e fino a quando potrà essere esercitato. Alla base di questo strumento giace un presupposto extragiuridico irrinunciabile, e cioè il rapporto di fiducia: chi firma la delega consegna nelle mani di qualcun altro i propri documenti personali, la documentazione relativa alla spedizione e spesso anche informazioni sensibili. Perciò le regole tecniche valgono poco se non si sceglie una persona di comprovata affidabilità, capace di tutelare la privacy e di rispettare le istruzioni ricevute.
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Come Delegare il Ritiro di un Pacco UPS
La delega non va confusa con la procura, che è l’atto notarile attraverso il quale si trasferisce la rappresentanza per compiere operazioni di straordinaria amministrazione, come la compravendita di un immobile. Nel caso del ritiro di un pacco siamo di fronte a un’operazione di ordinaria gestione, sicché basta la scrittura privata non autenticata; il legislatore non pretende timbri, bolli o registrazioni. La libertà di forma, tuttavia, non significa assenza di contenuto vincolante. Per risultare efficace la dichiarazione deve contenere i dati anagrafici completi di delegante e delegato, gli estremi di almeno un documento di riconoscimento per ciascuno, l’indicazione precisa dell’oggetto, cioè la spedizione identificata con il numero di tracking, il servizio utilizzato e, se noto, il luogo di deposito, più la formula con cui si autorizza il delegato a ritirare in nome e per conto del delegante. Senza queste coordinate il dipendente del corriere rischia di trovarsi davanti a un foglio inutilizzabile, perché non in grado di garantire l’esatta corrispondenza fra persona fisica, pacco e volontà del titolare.
All’interno di questo quadro generale UPS introduce regole operative pensate per coniugare la flessibilità richiesta dai clienti con le esigenze di sicurezza della propria rete logistica. Quando l’autista effettua la prima consegna senza successo lascia nella cassetta postale o sulla porta un’InfoNotice, ovvero l’avviso di passaggio che riporta il numero di lettera di vettura e indica la sede in cui il pacco verrà depositato dopo il secondo tentativo. Una volta fallita anche la seconda consegna, il pacco entra in giacenza presso l’Access Point più vicino e vi rimane per dieci giorni di calendario; spirato questo termine, il sistema organizza in automatico il ritorno al mittente, con aggravio di costi e disagi non indifferenti per il destinatario. Proprio in questa finestra temporale nasce l’esigenza di delegare qualcuno che possa recarsi al punto di ritiro entro il limite stabilito e salvare la spedizione dalla restituzione.
UPS chiarisce che il ritiro da parte di terzi è ammesso a condizione che il delegato esibisca un documento d’identità originale con fotografia, consegni una copia del documento del delegante e presenti una delega scritta contenente tutti i riferimenti della spedizione, compreso il numero di tracciamento e l’indirizzo dell’Access Point. In pratica l’operatore controlla che i dati riportati sulla delega coincidano con quelli visualizzati a sistema e che le generalità del delegato combacino con la carta d’identità mostrata allo sportello. Se manca anche uno solo di questi elementi la consegna viene rifiutata, perché l’azienda ha l’obbligo contrattuale di proteggere sia la merce sia i dati personali di chi ha ordinato la spedizione.
Dal punto di vista redazionale, la delega per un pacco UPS si redige con la stessa tecnica utilizzata per qualsiasi altro incarico di ordinaria amministrazione, ma occorre avere l’accortezza di integrare alcune precisazioni proprie del servizio. Oltre alle generalità, si devono inserire il tracking number, la denominazione esatta del punto di ritiro, l’eventuale codice di sblocco inviato da UPS via e-mail o SMS al destinatario e, se la spedizione è soggetta a pagamento alla consegna, la dichiarazione che il delegato è autorizzato a versare l’importo dovuto. Non servono timbri aziendali se il delegante è una persona fisica; se invece si tratta di una società conviene che la lettera sia stampata su carta intestata e firmata dal legale rappresentante, in modo da evitare dubbi sull’effettiva titolarità dell’ordine. La data va riportata in alto insieme al luogo di redazione e non va omessa la firma autografa, pena la nullità del documento per mancanza del requisito minimo di autenticità. La documentazione da allegare segue un criterio altrettanto rigoroso: fotocopia chiara e leggibile del documento del delegante, originale del documento del delegato da mostrare allo sportello e, se disponibile, la stampa dell’avviso di passaggio. Alcuni Access Point preferiscono acquisire una copia anche del documento del delegato, soprattutto quando la spedizione contiene merce di valore, ma in assenza di indicazioni espressamente pubblicate sul sito è sufficiente attenersi alla linea ufficiale: copia del documento del mittente e originale del delegato. L’operatore, infatti, potrà annotare in archivio gli estremi, trattenere la delega e restituire i documenti originali all’incaricato.
Sul piano pratico è utile descrivere con un esempio ciò che accade dal momento in cui si decide di delegare al momento in cui il pacco lascia il deposito. Immaginiamo che il destinatario sia costretto a una trasferta di lavoro imprevista: sa di non poter accogliere il corriere a domicilio e prevede che, se tentasse di recarsi all’Access Point nei giorni successivi, giungerebbe comunque fuori tempo massimo. La soluzione più lineare è telefonare a un familiare di fiducia, spiegare la situazione, redigere la delega includendo tutti i dettagli richiesti da UPS, scansionare la propria carta d’identità e inviare via e-mail entrambi i file. Il familiare stampa la delega, allega la copia del documento, inserisce tutto in una busta assieme all’avviso lasciato dal corriere, si presenta al punto di ritiro con il proprio documento originale, esibisce i fogli al banco e ottiene il pacco. L’operazione dura pochi minuti, non comporta costi aggiuntivi e consente di evitare la rimessa al mittente; il delegante, rientrato in città, potrà recuperare il proprio pacco direttamente dalle mani del parente senza ulteriori complicazioni.
È opportuno soffermarsi anche sugli aspetti di sicurezza e di privacy che emergono da questa procedura. Consegnare a terzi una copia del proprio documento di identità significa mettere in circolazione dati personali suscettibili di abuso; se la delega finisce in mani sbagliate può essere usata per il ritiro fraudolento della spedizione o per altre operazioni illecite. Perciò si consiglia di scrivere sul fronte della fotocopia la dicitura “copia uso delega ritiro pacco UPS” seguita dalla data, in modo che la riproduzione sia inutilizzabile per finalità diverse. Affidare l’incarico a un congiunto o a un amico di vecchia data tutela quindi non solo l’efficienza logistica, ma anche la riservatezza delle informazioni personali.
Modulo Delega Ritiro Pacco UPS Word e PDF
Di seguito viene messo a disposizione un modulo delega ritiro pacco UPS Word e PDF.
