Il Documento di Ritiro BRT è il primo anello della catena logistica che collega mittente, corriere e destinatario. È un modulo cartaceo o digitale che accompagna fisicamente il collo sin dal momento in cui l’autista passa a prelevare la merce presso il mittente e ne certifica sia l’avvenuta presa in carico sia l’adesione del cliente alle condizioni generali di trasporto della società. Nel riquadro superiore del modulo trovano posto il numero e la data del documento, mentre le sezioni centrali raccolgono i dati anagrafici completi di mittente e destinatario, inclusi indirizzi, recapiti telefonici ed mail. Seguono le informazioni di servizio, priorità, porto franco o assegnato, eventuale fermo deposito, accompagnate da campi relativi alla quantità dei colli, al peso, al volume, alla natura della merce e alle istruzioni particolari. Prima della firma, in calce compare l’esplicita dichiarazione con cui il mittente accetta le condizioni contrattuali di BRT, compreso il limite di copertura assicurativa AC-PLUS fissato a 2 500 euro per spedizione.
Indice
Come prenotare il ritiro – Filiale e tre modalità operative
Ogni ritiro deve essere richiesto alla filiale BRT territorialmente competente. Il canale preferenziale è la procedura on-line disponibile sul sito dell’azienda, perché riduce i tempi di acquisizione, garantisce la gratuità del servizio informatico e guida l’utente passo dopo passo nella compilazione dei campi previsti. I clienti muniti di password dispongono inoltre di un’interfaccia semplificata che richiama i loro dati anagrafici e riduce al minimo l’inserimento manuale. Qualora si preferisca un contatto diretto, è possibile telefonare alla filiale di zona fornendo all’operatore tutte le informazioni necessarie: anagrafica del mittente, indirizzo di ritiro, descrizione della merce, dimensioni, peso, numero di colli e destinazione. L’addetto provvede così a inserire i dati nel sistema e a programmare l’intervento dell’autista. Infine, per i clienti che spediscono in modo ricorrente nelle stesse giornate della settimana o del mese, esiste la formula del ritiro fisso: un accordo contrattuale con la filiale stabilisce luogo, giorno e fascia oraria, eliminando la necessità di inoltrare ogni volta un nuovo ordine.
Predisporre le informazioni e i documenti necessari al trasporto
Il corriere richiede che la merce sia accompagnata da un Documento di Trasporto, noto come DDT, o da una fattura accompagnatoria, redatti dal mittente. Il DDT descrive in dettaglio il contenuto della spedizione e dev’essere inserito in una tasca adesiva trasparente applicata all’esterno del collo oppure collocato all’interno della stessa confezione. Copia del DDT viene consegnata all’autista al momento del ritiro, per fare in modo che il personale di filiale possa acquisire i dati nel sistema informatico e generare l’etichetta segnacollo necessaria allo smistamento. Se il mittente spedisce buste o campioni per i quali il DDT non è obbligatorio, può sostituirlo con un documento su carta intestata, anche un semplice foglio, contenente indirizzo del mittente, riferimento univoco della spedizione, destinazione, numero di colli e peso. Chi effettua volumi rilevanti, tipicamente almeno venti spedizioni per ritiro, ottiene notevoli vantaggi inviando anticipatamente alla filiale i dati in forma telematica: l’operazione riduce errori di trascrizione, accelera la stampa delle etichette e migliora l’affidabilità complessiva del servizio.
Modulo Documento di Ritiro BRT Word e PDF
Di seguito è possibile trovare un modello documento di ritiro BRT Word e PDF editabile.
Etichettare le spedizioni e l’etichetta segnacollo BRT
Nel sistema BRT ogni collo è identificato da un’etichetta con codice a barre divisa in tre parti. La sezione più grande va applicata direttamente sull’imballo, un duplicato è fissato alla copia del DDT che resta all’autista, mentre la terza porzione rimane al mittente come promemoria. Colori differenti distinguono i servizi: il bordo rosso contrassegna spedizioni nazionali ed EuroExpress, il giallo i documenti via aerea internazionale, il viola le merci via aerea internazionale e l’azzurro i flussi Europa DPDgroup. L’etichettatura avviene nel momento stesso del ritiro, prima che la merce entri nei magazzini di partenza. Questo passaggio è determinante perché permette il corretto instradamento dei colli nelle successive fasi di transito ed evita smarrimenti quando il mittente affida molte spedizioni destinate a destinatari diversi. L’etichetta segna-collo generata in filiale riporta mittente, destinatario, peso, volume, numero dei colli, filiale di partenza e di arrivo, nonché la zona di consegna: grazie alla scansione del codice a barre in ogni nodo logistico, il sistema aggiorna lo stato della spedizione e consente al cliente di monitorarla in tempo reale.
La lettera di vettura BRT e il suo ruolo
Parallelamente all’etichetta viene prodotta la lettera di vettura, un documento interno al corriere necessario per la consegna. Contiene le stesse informazioni essenziali, destinatario, indirizzo, natura e quantità dei colli, insieme a eventuali istruzioni da osservare. Al momento della consegna l’autista presenta al destinatario la lettera, composta da due parti separabili. Quest’ultimo firma la sezione superiore, aggiunge nome, cognome, data e ora in stampatello e restituisce il modulo al conducente. La parte inferiore rimane al destinatario come ricevuta. La copia firmata dall’autista rappresenta la prova ufficiale di avvenuta consegna, conservata per un anno nella filiale di destino e visualizzabile on-line per i clienti accreditati, grazie al servizio POD Image.
Consegna, prova di consegna e tracciabilità
L’esito positivo della consegna si fonda sulla corretta compilazione del Documento di Ritiro, sulla precisione dell’etichetta segnacollo e sulla completa leggibilità della lettera di vettura. Ogni scansione effettuata lungo il percorso alimenta il sistema di tracking, che restituisce al mittente un flusso continuo di informazioni. Quando il destinatario appone la firma, il dato viene acquisito in tempo reale e archiviato in formato digitale, cosicché il mittente possa produrre evidenza documentale in caso di contestazioni. La stessa accuratezza torna utile se la consegna non va a buon fine: la presenza di recapiti telefonici ed mail, inseriti già nel Documento di Ritiro, fornisce alla filiale di zona canali di contatto immediati per riprogrammare il tentativo o gestire la giacenza.
Completezza dei dati e calcolo di peso e volume
Per evitare ritardi e supplementi tariffari è indispensabile che il Documento di Ritiro riporti il peso effettivo e il volume reale della spedizione. BRT applica il principio del peso volumetrico quando le dimensioni superano la densità di riferimento: il valore si calcola moltiplicando lunghezza, larghezza e altezza in centimetri e dividendo il risultato per seimila. Inserire il dato corretto consente al sistema di determinare subito la tariffa, ottimizzare il carico dei mezzi e prevenire discrepanze a valle. È buona norma affiancare al peso reale quello volumetrico, indicando la grandezza più penalizzante, così da offrire trasparenza al destinatario e ridurre eventuali contestazioni.
Fatture accompagnatorie e documenti doganali per l’estero
Quando la merce viaggia oltre i confini dell’Unione Europea, il Documento di Ritiro deve essere integrato da fattura commerciale o proforma, redatta in inglese e su carta intestata del mittente, con descrizione delle merci, valore unitario, valuta, condizioni di vendita e origine. In presenza di merci soggette a restrizioni occorre allegare dichiarazioni di libera esportazione, certificati di origine, licenze o altri titoli doganali stabiliti dalla normativa vigente. La documentazione va riposta nella stessa tasca trasparente del DDT, così da accompagnare la spedizione lungo tutto il tragitto. Una fattura accurata agevola il lavoro degli uffici di frontiera, riduce il rischio di blocchi e ottimizza i tempi di sdoganamento.
Conclusione
Il Documento di Ritiro BRT non è un semplice foglio da firmare: rappresenta l’asse portante di un processo logistico che congiunge mittente, corriere e destinatario sotto il vincolo di regole condivise. Una compilazione diligente, l’invio corretto dei dati alla filiale, l’applicazione puntuale delle etichette e la predisposizione di fatture o DDT completi generano benefici concreti: riduzione degli errori, tracciabilità trasparente, consegne puntuali e rapidità nella fatturazione. È opportuno preparare tutto prima che l’autista arrivi, verificare che gli indirizzi siano aggiornati, che i contatti telefonici siano attivi e che i colli siano imballati in modo da sopportare le movimentazioni standard. Prestando attenzione a questi dettagli, ogni spedizione diventa più sicura e scorrevole, contribuendo a consolidare la fiducia tra cliente e corriere e a preservare l’integrità della merce fino alla firma di avvenuta consegna.
