Ritirare un pacco al posto di qualcun altro può sembrare un gesto banale, ma dal punto di vista giuridico e operativo coinvolge una catena di responsabilità che Poste Italiane, in quanto operatore postale universale, ha il dovere di presidiare con procedure precise. Parlare di “delega al ritiro” significa, in concreto, spiegare come si trasferisce a un terzo la facoltà di ottenere la consegna di un invio registrato che, per qualsiasi ragione, è finito in giacenza presso un ufficio postale o un Punto Poste.
Come Delegare il Ritiro del Pacco Poste Italiane
In Italia il potere di rappresentanza trova la propria fonte principale nell’articolo 1392 del codice civile, ma nel settore postale tali regole generali sono integrate da norme regolamentari interne e da indicazioni rese pubbliche nelle FAQ ufficiali dell’azienda, le quali specificano contenuti minimi e modalità di esibizione della documentazione al banco. Proprio le FAQ chiariscono che si può delegare il ritiro compilando la sezione dedicata presente sull’avviso di giacenza; se si preferisce un foglio separato, questo deve comunque indicare i dati anagrafici di delegante e delegato insieme al numero di tracciatura dell’invio e deve essere accompagnato da copia del documento d’identità del delegante.
Il punto di partenza è l’avviso lasciato dal portalettere quando il destinatario non viene trovato all’indirizzo. Quel cartoncino giallo o bianco non ha soltanto un valore informativo, perché contiene due elementi essenziali: la prova che la prima consegna è stata tentata e l’identificativo univoco dell’oggetto. Sul retro, in genere, sono già stampati gli spazi in cui inserire nome, cognome e firma della persona autorizzata. Anche quando il pacco appartiene alla linea “Poste Delivery” o proviene da un corriere terzo che utilizza la rete di Poste, l’avviso di giacenza rimane lo strumento preferenziale; è una semplificazione che evita al cliente di redigere un documento da zero e, soprattutto, rende tracciabile la delega perché l’originale resta depositato nel fascicolo dell’invio. Non è raro, però, che l’avviso vada smarrito o sia poco leggibile: in tal caso la normativa interna ammette la delega libera, sempre che contenga le stesse informazioni che sarebbero state riportate sul talloncino.
Al momento della consegna il delegato deve presentarsi con tre cose: il proprio documento valido, la delega firmata in originale (o l’avviso di giacenza) e la fotocopia del documento del delegante. La fotocopia va lasciata all’operatore, perché solo così l’ufficio postale conserva la prova che l’identità del soggetto che conferisce il potere è stata effettivamente verificata. L’assenza della fotocopia, o l’esibizione di un documento scaduto, legittima l’impiegato a rifiutare il rilascio del pacco, poiché l’azienda risponde verso il mittente della corretta identificazione del destinatario o di chi agisce in sua vece. La procedura è la stessa sia che il pacco sia nazionale, internazionale o doganale: cambia soltanto la modulistica di contorno, perché per gli invii soggetti a dazi il delegato dovrà firmare anche l’accettazione degli oneri di sdoganamento.
Occorre distinguere la delega occasionale dalla delega permanente. La prima vale solo per l’oggetto indicato e può essere redatta su carta semplice; la seconda, invece, è particolarmente utile per le persone con ridotta mobilità o per chi non risiede stabilmente all’indirizzo di consegna. Poste Italiane ha introdotto la possibilità di registrare una delega permanente nella propria Area Personale o direttamente allo sportello. Si caricano i dati del fiduciario, si allega il documento di entrambi e si ottiene una validità fino a cinque anni. Ogni volta che arriverà un pacco, il sistema visualizzerà in automatico il nominativo abilitato, riducendo i tempi allo sportello e abbattendo il rischio di errori. Anche in questa ipotesi, però, il delegato deve comunque esibire un documento aggiornato: la tecnologia semplifica, non sostituisce il controllo visivo dell’identità. Una curiosità riguarda i locker di rete Punto Poste e gli armadietti automatici 24 ore: non è possibile ritirare con delega cartacea, perché l’apertura dell’alloggiamento si basa su un codice monouso inviato via SMS e associato al numero di telefono del destinatario. Se si intende far prelevare il collo da un altro soggetto, occorre inoltrare quel codice, assumendosi la responsabilità dell’eventuale smarrimento. Per gli addetti ai lavori, si tratta di un “trasferimento di segreto di autenticazione”, giuridicamente assimilato a una delega tacita; non richiede ulteriori formalità, ma espone il titolare alla perdita di controllo sul bene, perciò è bene riflettere prima di condividere il messaggio.
Sul piano temporale la delega non amplia il termine di giacenza, che resta di dieci giorni solari per i pacchi standard, quindici per le raccomandate di prodotto rapido e trenta per le raccomandate ordinarie. Trascorso quel periodo, l’invio riparte verso il mittente con indicazione “compiuta giacenza”. Chi pensa di non potersi recare subito in ufficio e non ha un delegato pronto, può comunque giocarsi la carta della prenotazione digitale: dalla funzione “Cerca Spedizioni” o dall’applicazione, inserendo il codice del pacco, si ottiene un pulsante che consente di fissare un appuntamento in giornata o nei giorni successivi, entro la scadenza. Spesso gli sportelli riservati alle prenotazioni hanno code più snelle e aiutano anche i delegati, ai quali così si può consegnare in anticipo la documentazione.
Dal punto di vista contenutistico, la delega libera dovrebbe sempre specificare che il soggetto indicato “è autorizzato a firmare per quietanza, ritirare, accettare oneri doganali e compiere ogni atto connesso alla presa in consegna del plico”. Una formula così ampia mette al riparo da contestazioni sul potere di sottoscrivere ricevute o altri moduli accessori. Non è necessario autenticare la firma dal notaio, perché la prassi postale riconosce piena validità alla sottoscrizione su carta semplice, ma attenzione a non inviare deleghe digitalizzate prive di marca temporale: l’ufficio postale non può verificare la provenienza di un file PDF ricevuto via mail se manca la firma elettronica qualificata, pertanto in assenza di strumenti certificati l’originale cartaceo resta la strada più sicura. C’è poi il tema della protezione dei dati personali. Nella delega sono contenute generalità e copie di documenti, tutti elementi qualificati come dati personali di categoria generale. Poste Italiane funziona da titolare autonomo del trattamento in questa fase e conserva la documentazione per un periodo limitato, strettamente funzionale alla tutela dei propri diritti e di quelli dei clienti. Chi delega deve dunque informare il fiduciario che la fotocopia dei suoi documenti verrà trattenuta e che la finalità è esclusivamente quella di garantire la corretta consegna del pacco. Nessuna previsione normativa consente di opporsi a questo adempimento se si vuole portare a termine il ritiro.
Infine, un accenno al contenuto della delega quando si prevede che il pacco possa contenere merce di valore. Il delegante, per tutelarsi, può inserire una clausola con cui il delegato si impegna a verificare l’integrità dell’imballo prima di firmare per ricezione, documentando eventuali danni con foto e richiedendo l’annotazione a verbale da parte dell’operatore. Non è una pretesa eccessiva, perché l’articolo 1698 del codice civile impone al destinatario di denunciare le avarie subito o entro otto giorni. In mancanza, si presume la buona consegna.
In definitiva, la delega al ritiro di un pacco con Poste Italiane è uno strumento flessibile ma deve rispettare requisiti minimi di forma e sostanza: indicare con precisione chi delega, chi viene delegato, quale invio è interessato, allegare idonei documenti di identità e, soprattutto, presentare il tutto in originale o in forma digitale certificata. Tutto questo non per appesantire la vita dei clienti, ma per salvaguardare la sicurezza delle spedizioni, la privacy dei destinatari e la responsabilità dell’operatore postale. Conoscere le regole e applicarle correttamente evita disguidi, lunghe discussioni allo sportello e, talvolta, anche il rientro del pacco al mittente.
Modulo Delega Ritiro Pacco Poste Italiane Word e PDF Editabile
Di seguito viene messo a disposizione un modulo delega ritiro pacco Poste Italiane Word e PDF.
